Mein Spark

Mein Spark

Auch wenn ich gerne die Apple eigenen Programme nutze, gibt es aber eben auch Programme und Apps von Entwicklern, die mich meinen Zielen näher bringen. Durch Lars Bobach und auch den Paperless Pioneers, bin ich sehr motiviert viele Dinge besser zu organisieren und auch zu strukturieren, damit ich Zeit für die andere wichtige Dinge im Leben finde.

U.a. ist für mich auch „Inbox Zero“ ein Thema, damit man beruhigt und ohne Grübeln in den Feierabend und/oder Wochenende gehen kann. Sicher bekommt man nicht alle E-Mails abgearbeitet, aber man kann sie sich anstatt im Posteingang zu behalten einfach auf Wiedervorlage legen, um sie erstmal aus den Augen und Sinn zu bekommen. Und da hilft Spark mit seiner Snooze-Funktion. Hier kann man sich die E-Mails auf später am Tag oder Abend, nächsten Tag, nächste Woche, Wochenende, irgendwann und auch auf ein bestimmtes Datum und Uhrzeit legen. Wobei man sich die „festen“ Vorgaben mit den Zeiten entsprechend voreinstellen kann.

Kürzlich sind zwei gute Funktionen hinzugekommen. Man kann sich einmal einen Termin setzen, wann die E-Mail versandt werden soll und, was ich noch besser finde, vor dem Versand auch hinterlegen, wann man wieder an diese E-Mail erinnert werden soll. Das spart einen Eintrag in Todoist oder Erinnerung.

Spark gibt es für den Mac und iOS-Geräte und gehört wie PDF-Expert zu Readdle. Daher kann man auch gut (PDF-)Anhänge aus Spark heraus auch gut bearbeiten und danach beantworten oder weiterleiten, ohne eine Extra-App öffnen zu müssen.

Die Apps von Readdle und auch iOS11 sind mittlerweile so stark, dass ich fast ohne einen Mac auskommen könnte. Nur beruflich bin ich auf Windows-Programme angewiesen und privat in Sachen Bildbearbeitung. Zu Hause setze ich mich aber nur noch wegen der Bildbearbeitung an den Mac.

Also mal wieder eine klare Empfehlung von mir.

Meine papierlosen Notizen

Meine papierlosen Notizen

Wie Ihr schon mitbekommen habt, versuche ich „paperless“ zu werden. Sicher, ganz papierlos wird es nicht klappen, aber deutlich reduziert. Angeregt durch einen Beitrag von Lars Bobach möchte ich mal meine eine Vorgehensweise aufzeigen, wie ich mir Notizen mache, ohne mit Papier zu arbeiten. Ich will es mal anhand eines Beispiels einer Tagung machen, wo ich viele Unterlagen erhalte und diese im Vorfeld bearbeiten muss, um mich entsprechend vorzubereiten, aber auch während der Sitzung und manchmal auch danach.

Manchmal bekomme ich die Unterlagen in Papierform und in letzter Zeit auch immer häufiger als PDF. Im ersten Fall scanne ich sie mit meinem ScanSnap iX500 ein und schiebe mir das PDF in den entsprechenden Ordner der iCloud. Wenn ich die Unterlagen per PDF erhalten habe, dann wandern sie da gleich rein.

Im ersten Schritt bearbeite ich das PDF am Mac mit PDF-Expert, indem ich lt. der Tagesordnung Lesezeichen vergebe. Manchmal habe ich Glück und diese oder ein Inhaltsverzeichnis sind bereits enthalten. Nach dem Schließen ist das PDF ruckzuck mit der iCloud synchronisiert und ich kann mir das iPad Pro mit dem Pencil schnappen und gemütlich aufs Sofa die Unterlagen bearbeiten. Einige nennen es „annontieren“. Hier schreibe ich mir entweder Notizen auf die entsprechende Seite oder ich markiere mir einzelne Textpassagen wie mit einem „Textmarker“. Das Schöne ist, dass man mit PDF-Expert die Stellen, die man annontiert oder markiert hat sehr schön wieder findet. D.h. wenn ich zu einer Passage möchte, kann ich über das Buchsymbol oben rechts entweder das Lesezeichen, Inhaltsverzeichnis oder Anmerkung zu der Stelle springen. Natürlich ist auch eine Textsuche möglich.

Sollte ich mal keinen Platz für Notizen haben, dann füge ich einfach ein leeres „Blatt“ ein. Im übrigen muss man kein PDF haben, um mit PDF-Expert handschriftliche Notizen zu machen, denn man kann auch mit einer leeren Seite beginnen. Hier kann man auch alles mögliche, wie z.B. Bilder o.ä. einfügen.
Es ist bei PDF-Expert auch möglich Textpassagen unkenntlich zu machen oder auch zu ändern.

Manchmal kommt es vor, dass bei Sitzungsbeginn Papiere auf dem Tisch liegen, die ich dann i.d.R. mit PDF-Expert direkt in den Ordner mit dem iPhone einscanne und dann auch ggf. in das vorhandene Dokument per Kopie einfüge. Das Papier dürfen die dann entsorgen. 😉

Während der Sitzung kommen auch noch einige Anmerkungen hinzu. Wenn sie fertig ist, lade ich das Dokument in die „Ablage“ Evernote und lösche, nachdem Evernote synchronisiert hat, die Unterlagen aus der iCloud, damit ich nicht in Gefahr komme zwei unterschiedliche Dokument zu haben.

Manchmal kommt es vor, dass ich in das Dokument noch was hinzufügen muss, entweder einen Text oder auch eine Seite. Hier öffne ich dann auf dem Mac per Doppelklick (PDF-Expert ist als Standard für PDF hinterlegt) das PDF aus Evernote heraus, bearbeite es entsprechen (leider geht dann nicht das Handschriftliche) und schließe es einfach. Hier wird dann das PDF in Evernote aktualisiert. Ein riesen Vorteil gegenüber OneNote, wo ich erst „Speichern unter“ und dann wieder neu einfügen muss.

PDF-Expert und Evernote gibt es für den Mac, das iPad und iPhone. Neuerdings ist die Scanner App „Scanner Pro“ (auch ein Produkt von Readdle) integriert, sodass ich direkt in PDF-Expert scannen kann, was einen Schritt weniger und daher komfortabel ist. Im übrigen arbeiten die ganzen Apps von Readdle vor allem auf dem iPad Pro und iOS 11 hervorragend zusammen. Zu Spark (E-Mail) werde ich mal gesondert was schreiben.

Was kann ich mit PDF-Expert alles machen? Ich kann nur sagen, richtig viel und ich entdecke jeden Tag mehr:
– handschriftlich annotieren (iPad Pro)
– Lesezeichen vergeben
– Inhaltsverzeichnis erstellen
– Text markieren, unterstreichen, durchstreichen
– Texte mit Links versehen
– Text ändern/unkenntlich machen
– Text erstellen
– Unterschriften einfügen
– Text-/Bildstempel einfügen
– Anmerkungen an eine Notiz anfügen
– Suchen im Text
– Kreise, Vierecke und Linien einfügen
– und viele Dinge, die ich noch nicht entdeckt habe

Eine Zeitlang hatte ich gedacht, wenn ich nur Notizen erstellen möchte, dass ich dann Goodnotes verwende, allerdings gehöre ich zu denen, die nicht zuviele Apps verwenden möchten. Es besteht die Gefahr, dass ich nicht mehr weiß, was habe ich womit erledigt und PDF-Expert kann alles was Goodnotes kann (ok vielleicht nicht so schön)und noch mehr.

Hui, das war ganz schön viel und ich hoffe, dass ich mal einen kleinen Einblick in meinen Arbeitsablauf für Notizen geben konnte
Zum Schluss noch ein kleiner Tipp für alle, die gerne mit den hauseigenen Apps von Apple arbeiten, die Notizen App wurde in iOS 11 richtig aufgewertet. Scannen, annotieren usw. ist auch möglich und auch eine Ablage ähnlich wie Evernote geht da auch.

2. Paperless Pioneers Conference

2. Paperless Pioneers Conference

Seit einiger Zeit beschäftige ich mich mit dem Thema papierloses bzw. papierarmes Büro und die Organisation drum herum. Allerdings muss ich dazu sagen, dass mir das bis vor Kurzem gar nicht so bewusst war, aber durch das Nutzen von Evernote als „Archiv“ und auch das Probieren von Todo-Programmen bin ich da komischerweise recht weit, wobei aber eher privat als geschäftlich. Da meine mehr oder weniger regelmäßig genutzte App „Wunderlist“ von Microsoft gekauft wurde und hier auch schon der (mit weniger Leistung versehende) Nachfolger von Microsoft angekündigt wurde, habe ich mich im Internet mal nach einer Alternative umgesehen. Hier bin ich dann bei Youtube über Lars Bobach gestolpert, der sich sein ca. sechs Jahren erfolgreich mit dem Thema papierloses Büro beschäftigt und auch umsetzt.

Hier wurde ich dann auf die Paperless Pioneers Community aufmerksam, die am Samstag den 20.05.2017 eine Conference um dieses Thema in Düsseldorf abgehalten haben. Hier habe ich mich dann kurzfristig angemeldet, da das Thema auch für die Firma interessant ist und auch einige „Speaker“ zum Thema papierlos im beruflichen Umfeld referiert haben.

Die Veranstaltung im K-Lan in Düsseldorf war von André, Enrico, Merlin und dem Team drumherum, die ich leider nicht alle namentlich nennen kann, sehr gut organisiert und auch die Wahl der Vortragenden hatte eine gute Mischung zwischen privat, beruflich und auch das Leben an sich.

Es war auch eine gute Mischung zwischen den Programmpunkten und den Pausen zum Netzwerken und informieren bei den Sponsoren, die sich dort auch präsentiert haben.

Ich kann nur sagen, dass eine tolle Veranstaltung war und ich mir auch den Termin im nächsten Jahr im Kalender eingetragen habe. Also eine klare Empfehlung.

Schaut auch einfach mal in der Ryver-Community vorbei, wo Euch in Sachen papierloses Papier und den entsprechenden Hilfsmittel geholfen wird.

Ich denke, dass ich wohl auch hier demnächst mal mehr zu dem Thema schreiben werden, da es nicht nur weniger Papier zu Folge hat, sondern auch eine besser Selbstorganisation.